Oikeudelliset tiedot
Tietosuojaseloste
Luonnos. Juristi ei ole vielä tarkistanut tekstiä, ja se viimeistellään ennen julkaisua. Sitova suomenkielinen versio julkaistaan tarkistuksen jälkeen.
Rekisterinpitäjä
Tässä kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä on [[TO FILL: yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite]] (”SustainSide”, ”me”). Tietosuoja-asioissa: privacy@sustainside.com. Yrityksen vastuullisuusraporttia varten syöttämien liiketoimintatietojen osalta SustainSide toimii kyseisen yrityksen henkilötietojen käsittelijänä tietojenkäsittelysopimuksemme (DPA) mukaisesti. Tämä seloste koskee SustainSidea käyttävien henkilöiden henkilötietoja.
Mitä tietoja käsittelemme
• Tili: nimi, työsähköpostiosoite, kieliasetus, salasana (tallennetaan vain Argon2id-tiivisteenä), pääsyavainten julkiset avaimet, kaksivaiheisen tunnistautumisen asetukset (salaisuus tallennetaan salattuna). • Kirjautuminen ja tietoturva: aktiiviset istunnot IP-osoitteineen ja selaintyyppeineen, loki tietoturvan kannalta olennaisista toimista (esim. kirjautumiset, roolimuutokset, lataukset) ja pyyntöjen rajoituslaskurit. • Työ yrityksessä: yritykset, joihin kuulut, ja roolisi, lähettämäsi tai vastaanottamasi kutsut (kutsutun sähköpostiosoite), kyselyn vastaukset, kirjoittamasi kommentit ja korjauspyynnöt, lataamasi asiakirjat sekä toimittamamme raportit. • Sinulle lähettämämme sähköpostit (tyyppi ja toimitustila, ei sisältöä). Kysely ei pyydä työntekijöiden henkilötietoja; henkilöstötiedot kerätään kokonaismäärinä. Älä lataa asiakirjoja, joissa on tarpeettomia henkilötietoja (esim. palkkakuitteja); kokonaissumman sisältävä asiakirja riittää.
Käsittelyn tarkoitukset ja perusteet
• Palvelun tarjoaminen sekä raporttisi laatiminen, tarkastaminen ja toimittaminen (EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). • Tilien ja järjestelmien tietoturva, väärinkäytösten estäminen, latausten virustarkistus ja tietoturvaloki (6 artiklan 1 kohdan f alakohta; oikeutettu etumme on turvallinen palvelu). • Kutsujen lähettäminen yrityksen puolesta, joka haluaa työskennellä kanssasi (6 artiklan 1 kohdan f alakohta; kutsuvan yrityksen oikeutettu etu). • Lakisääteiset velvoitteet, esim. kirjanpito maksullisten palvelujen käyttöönoton jälkeen (6 artiklan 1 kohdan c alakohta).
Miten käytämme tekoälyä
Käytämme Anthropicin Claude-rajapintaa henkilötietojen käsittelijänä kahteen tehtävään: • Raporttiluonnosten kirjoittaminen: kustakin raportin osiosta lähetetään siihen liittyvät vastaukset ja lasketut luvut. Järjestelmäohjeissa ja tietopohjassamme ei ole asiakastietoja. • Lataamiesi asiakirjojen lukeminen (PDF, JPG, PNG, Excel, CSV): asiakirja lähetetään, jotta kyselyyn voidaan ehdottaa arvoja, kukin lainauksella asiakirjasta. Kyselyysi ei lisätä mitään ennen kuin vahvistat arvon itse. SustainSiden vastuullisuusasiantuntija tarkastaa jokaisen raporttiluonnoksen ennen toimitusta. Sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia aiheuttavia päätöksiä ei tehdä automaattisesti (22 artikla). Anthropicin kaupallisten ehtojen mukaan rajapinnan kautta lähetettyjä tietoja ei käytetä mallien kouluttamiseen. [[Legal review: tarkista Anthropicin API-tietojen nykyinen säilytysaika ja DPA-viite.]]
Tietoturva
Tiedot siirretään vain salattuja yhteyksiä pitkin. Ladatut asiakirjat ja laaditut raportit tallennetaan salattuina, jokainen tiedosto omalla avaimellaan. Jokaisen latauksen tiedostotyyppi tarkistetaan ja se tarkistetaan virusten varalta ennen tallennusta; vain PDF-, JPG-, PNG-, Excel- (ilman makroja) ja CSV-tiedostot hyväksytään. Kaksivaiheinen tunnistautuminen ja pääsyavaimet ovat kaikkien tilien käytettävissä, ja ne ovat pakollisia SustainSiden henkilöstölle. Tietokannan varmuuskopiot on salattu.
Käsittelijät ja siirrot EU:n ulkopuolelle
Käytämme vain muutamaa henkilötietojen käsittelijää; ne on lueteltu käyttötarkoituksineen ja sijainteineen alihankkijasivulla. Palvelimemme ja varmuuskopiomme sijaitsevat EU:ssa. Jos käsittelijä voi käsitellä tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelta (Anthropic, Resend), siirto perustuu EU:n ja Yhdysvaltojen tietosuojakehykseen tai Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.
Evästeet
Käytämme vain välttämättömiä evästeitä: istuntoevästettä, kieliasetusta ja – jos valitset kaksivaiheisessa tunnistautumisessa ”Luota tähän laitteeseen” – evästettä, joka muistaa laitteen 30 päivän ajan. Emme käytä mainos-, analytiikka- tai seurantaevästeitä, joten suostumusbanneria ei näytetä.
Säilytysajat
• Säilytämme tilisi ja yritysten tiedot niin kauan kuin tilisi on käytössä. • Jos poistat tilisi, se lukitaan heti ja poistetaan 30 päivän kuluttua; tänä aikana voit perua poiston kirjautumalla sisään. Poistossa yritykset, joiden ainoa jäsen olet, poistetaan kaikkine raportteineen ja asiakirjoineen; muiden kanssa jaetuista yrityksistä poistetaan jäsenyytesi, ja yrityksen tiedot jäävät yritykselle. Nimesi ja sähköpostiosoitteesi poistetaan; muiden yhä tarvitsemiin tietoihin (esim. jaetussa yrityksessä kirjoittamaasi korjauspyyntöön) jää vain pseudonyymi tunniste. • Tietoturvalokeja säilytetään enintään 12 kuukautta. Salatut varmuuskopiot korvautuvat 90 päivän kuluessa, joten poistetut tiedot häviävät myös varmuuskopioista viimeistään silloin. • Kutsut vanhenevat 7 päivässä. Istunnot päättyvät 7 päivän käyttämättömyyden jälkeen tai uloskirjautuessa. • Laskut säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan maksullisten palvelujen käyttöönoton jälkeen.
Oikeutesi
Sinulla on oikeus saada pääsy tietoihisi, oikaista ja poistaa ne, rajoittaa niiden käsittelyä, siirtää ne järjestelmästä toiseen ja vastustaa käsittelyä. Tilin asetuksissa voit ladata tietosi koneluettavana JSON-tiedostona ja poistaa tilisi itse. Muissa asioissa kirjoita osoitteeseen privacy@sustainside.com; vastaamme kuukauden kuluessa. Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle erityisesti siinä maassa, jossa asut tai työskentelet. Suomessa se on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).
Muutokset
Päivitämme tätä selostetta, kun käsittelymme muuttuu, ja näytämme viimeisimmän päivityksen päivämäärän alla. Kerromme merkittävistä muutoksista sähköpostilla.
Päivitetty: 24.09.2026